Nicklas Spelmeyer, Geschäftsführer von ecommerce.de, ist seit 2016 Mandant und weiß genau, worauf es bei einem guten Steuerberater ankommt.

Was ihn von Anfang an bei Friese, Franzen & Partner überzeugt hat: die konsequente Arbeit daran, Steuerprozesse zu automatisieren und zu vereinfachen. Durch die nahtlose Anbindung seiner Softwares und Tools an ADDISON ist die monatliche Buchhaltung kein Zeitfresser mehr, wodurch er und sein Unternehmen „(…) jeden Monat unfassbar viel Zeit und vor allem auch Kopfschmerzen sparen“.

Doch die Zusammenarbeit geht weit über die klassische Buchhaltung hinaus: Von einer optimierten Steuergestaltung bis hin zur aktiven Beratung und Unterstützung bei Finanzierungen begleitet die Kanzlei ihn als echter Partner. Besonders schätzt er die Eigeninitiative, mit der Ricarda, Bettina und Hendrik auf ihn zukommen – eine proaktive Betreuung, die er von früheren Steuerberatern schlicht nicht kannte.

Sein Fazit: 100 % Weiterempfehlung.

Frage: Das arthotel bakker ist ja mehr als ein Hotel auf Borkum, richtig?

Sören: Richtig. Wir sind inzwischen auch rund 100 Ferienwohnungen und Apartments. Alles läuft unter der Marke „InselLust“. Dazu kommen unsere „Bakkerie“-Gastro und der Online-Shop.

Frage: Das heißt, hinter dem Hotel steht eine Betreiberstruktur mit mehreren Geschäftsfeldern?

Sören: Genau. Das Hotel ist ein Produkt der „InselLust Betreiber GmbH & Co. KG“.

Frage: Und wie ist das entstanden? Eher familiär-historisch oder durch euch neu aufgebaut?

Sören: Mein Vater ist Architekt und war viel auf den Inseln unterwegs. 2007 ist er in Projektentwicklungen erst auf Norderney, dann auf Borkum eingestiegen. Im Grunde habe ich die Firma während meines Studiums 2010 gegründet. Ein Jahr später ging es los, indem ich das Hotel gepachtet habe.

Frage: Welche Meilensteine habt ihr schon hinter euch?

Seit mein Vater eine ehemalige Ferienstätte der Diakonie kaufte, entwickeln wir das Resort kontinuierlich weiter. Nach einer Genehmigungsphase startete ich 2010 im Notbetrieb, übernahm 2011 den Pachtbetrieb des arthotel bakker und ergänzte 2012 ein Ferienwohnungssegment.

Ab 2013 haben wir weitere Immobilien erworben, kernsaniert und ins Resort integriert, sodass heute rund 50 % aller Unterkünfte in einer Hand liegen. 2017 führten wir Hotel und Ferienwohnungen in einer Gesellschaft zusammen. 2021 haben wir das Hotel gekauft und wachsen seitdem stetig weiter.

Frage: Seit wann ist Friese, Franzen & Partner euer Steuerberater?

Sören: 2021, als wir das Hotel gekauft haben, sind wir mit dem damaligen Steuerberater an die Grenzen der Komplexität gestoßen. Über den Dehoga (Deutscher Hotel- und Gaststättenverband) haben wir uns nach branchenspezifischen Steuerberatern umgesehen. Wir haben uns drei angeschaut, aber nur Friese, Franzen & Partner hat uns von Anfang an überzeugt.

Gemeinsam haben wir dann mit FF&P das Holding-Modell und die Aufsplittung in Besitz- und Betreibergesellschaften entwickelt. Wir sind echt froh darum, dass die Steuerkanzlei so groß ist und dadurch viel Kompetenz mitbringt.

Frage: Digitalisierung ist ja ein großes Thema. War das schon in der Auswahlphase ein Kriterium oder kam der Impuls später?

Sören: Das war von Anfang an ein wesentlicher Punkt. Ich bin ein absoluter Digitalisierungsnerd. Für mich war klar, dass wir beim Umbau ein komplett neues Setup aufbauen.

Wir versuchen, in vielen Bereichen Pionier zu sein, und arbeiten inzwischen mit Apps und Managementsystemen, die teils KI-basiert sind. Da war klar, dass wir auch ein papierloses Büro und saubere Dokumentenprozesse brauchen, inklusive Steuerberater, der da mitgehen kann.

Als ersten Erfolg haben wir erreicht, dass bis zum fünften Werktag im Monat die betriebswirtschaftlichen Auswertungen fertig sind. Unser langfristiges Ziel ist Live-Tracking mit Dashboards. Durch ADDISON OneClick sind wir da auf einem sehr guten Weg.

Friese, Franzen & Partner ist dafür durch die IT, Programme und Affinität ideal aufgestellt. Ein aktuelles Projekt war z. B. ein Softwarewechsel, unter anderem für Lohn- und Zeiterfassung. Da kommen viele Daten zusammen: Sonn- und Feiertagszuschläge, Arbeitszeiten, Verträge. Früher war das viel Excel-Export – manuell und mehrfach. Jetzt haben wir mit FF&P eine Schnittstelle zur Lohnabrechnungssoftware aufgebaut. Das läuft automatisiert und die monatlichen Kosten für die Lohnabrechnung sind spürbar gesunken. Die Investitionen amortisieren sich jeden Monat und Daten werden in Echtzeit übermittelt, wodurch wir viel effizienter skalieren können. Darüber sind wir echt glücklich.

Frage: Das heißt, eure Software ist mit der Lohnbuchhaltung bei Friese, Franzen & Partner verknüpft?

Sören: Wir haben es sogar so weit getrieben, dass die Exportformate sehr sauber strukturiert sind und automatisiert laufen. Die Dateien werden hochgeladen, geprüft und eingelesen. Was früher auf beiden Seiten jeweils rund zwei Stunden gekostet hat, liegt jetzt gemeinsam bei etwa 45 Minuten. Und Übertragungsfehler sind quasi ausgemerzt.

Frage: Wer war bei Friese, Franzen & Partner auf eurer Seite involviert?

Sören: Holger Bruns und Jannes van Rüschen sind unsere Hauptansprechpartner. Hendrik Lamcken hat uns in der Finanzierung, durch bspw. Anträge für KfW-Fördermittel und NBank-Förderungen, unterstützt.

Frage: Welchen Zeitrahmen habt ihr für die Umstellung auf digitale Steuerprozesse gebraucht?

Sören: Bis alles wirklich funktioniert hat und reibungslos lief, haben wir ungefähr ein Dreivierteljahr gebraucht.

Frage: Was leitet ihr aus den schnell verfügbaren Auswertungsdaten für Steuerungsmechaniken ab, auch für die Zukunft und das Buchungsmarketing?

Sören: Das sind für mich zwei unterschiedliche Ebenen. Im BWA-Bereich schaue ich im Kern auf die Vergangenheit, das dauert bei mir maximal zehn Minuten, ist ja schon vergangen. Den Großteil der Zeit verwende ich für die Zukunftsplanung, also: Was folgt daraus für die nächsten Monate, für Investitionen, Personal, die Saison.

Frage: Gab es unerwartete Effekte oder Aha-Momente, die du so nicht erwartet hattest?

Sören: Ein Aha-Moment war, welche Kompetenz ein Steuerberater liefern kann, sowohl fachlich als auch strategisch – und das alles inhouse.

Die professionelle Genauigkeit von FF&P und das Gefühl, prüfungssicher zu sein und gleichzeitig eine optimale Steuergestaltung zu genießen, war für mich eine positive Erfahrung dieser Umstellung. Wir hatten auch schon eine Prüfung, das lief sauber durch. Dieses Verständnis und das Wissen, gut beraten zu sein, sind echte Mehrwerte.

Frage: Wie lautet dein Fazit in einem Satz?

Sören: Wenn man einen Partner an seiner Seite hat, der Sicherheit gibt, gleichzeitig Impulse liefert, und man trotzdem gut schlafen kann, dann ist das das Beste, was passieren kann. Auch menschlich ist die Zusammenarbeit besonders und matcht total. Holger und Jannes sind eine Wucht. Man merkt, dass sie den Job leben und ernst meinen. Das schafft Vertrauen.